“임 부장, 의논할게 있는데, 잠시 미팅 좀 하자.”
입사한 지 막 육 개월이 지난 임 부장은 대리상 조직에 대해 업무 파악도 되었고 점차 확실한 자리를 잡아 갔다. 임 부장이 내 방으로 들어오자, 나는 내년도 사업 계획을 위해 교육팀에 대한 구상을 그녀에게 이야기했다.
“중국 땅이 하도 넓으니, 본사 강사들이 각 지역으로 출장 가는 비용이 만만치가 않아. 가장 좋은 건 각 지역에 거주하는 강사를 채용하는 건데, 이것 또한 쓸 만한 사람 찾기도 쉽지 않고, 또 괜찮은 사람 채용했다 해도 먼 지역에 떨어져 있으면, 본사에서 컨트롤하기도 쉽지 않아서 이래저래 일장일단이 있단 말이야.”
실제로 경력 있는 미용강사 한 명의 월급이 약 사천 위안인 데 반하여, 한 사람의 월평균 출장비가 육천 위안이 넘으니 한마디로 배보다 배꼽이 크다고 할 수가 있었다.
“그러게요. 저도 강사는 부족하고 출장은 많다 보니 심도 있고 질 좋은 교육도 잘 안 되어서 고민이에요.”
임 부장도 같은 고민을 하고 있었으나, 각 지역마다 좋은 사람을 확보하는 것 아니면 마땅한 대안이 없었다.
“그래서 말인데, 내가 임 부장 오기 전에 강사들의 출장 패턴을 분석해봤거든. 그때는 솔직히 제대로 된 교육이 거의 없었고 대부분이 사업자 설명회 수준이었지만 말이야. 근데 임 부장도 이미 다녀 봐서 알겠지만, 그 사업자 설명회에서 하는 강사의 역할이란 게 별로 없어. 고작 삼사십 분 정도 하는 간단한 회사 소개와 제품 소개 정도 아닌가? 그런데 그거 하나 때문에 먼 곳까지 비행기 타고 출장을 가야 하니 이게 너무 큰 낭비란 말이야.”
“그렇죠. 그래서 전 가능하면 사업자 설명회 다음 날에 교육일정을 잡아서 출장비를 효율화하려고 하고 있어요. 근데 그게 대리상들 일정 때문에 마음대로 되지는 않더군요.”
우리 회사가 하는 영업 방식은 이렇다. 회사에서 전국 각지에 흩어져 있는 소매 매장들과 거래를 하는 수천 명에 달하는 대리상들을 매출 실적에 따라 일정 비율의 마진을 주는 개념으로 계약을 체결하여, 회사를 대리해서 매장 영업을 하게 하는 것이다.
대리상들은 우리나라의 방판 아줌마들처럼 화장품 영업을 하지만, 단지 다른 점은 중국 정부가 규제하는 소비자 직판을 하는 것이 아니라, 화장품 매장에 제품을 입점시켜 매장에서 소비자들에게 제품을 팔게 하는 방식을 취하고 있다.
즉 대리상들은 지휘 체계가 있는 하나의 영업 조직을 구성하여 회사의 제품을 선구입하고, 할당된 각 지역의 화장품 매장에 제품을 입점시키거나 신규 매장을 개발하여 우리 회사의 제품을 취급하게 하는 일을 담당하는데, 그중에 가장 주요한 일이 사업자 설명회다.
대리상 개개인이 매장을 방문하며 영업한 결실이 보람으로 나타나는 게, 중국에서는 쟈오샹후이(招商会议, 초상회의)라고 불리는 사업자 설명회이다.
각 지역의 대리상 리더는 매월 좋은 호텔의 강당을 하나 빌려서 구성원들이 영업을 하며 만났던 매장 점장들을 쟈오샹후이에 데려오게 한 후, 이때 회사 및 제품 소개와 함께 이달의 판촉을 설명하여 회사의 제품을 취급하도록 한다.
그리고 이날 회의에 참석한 점장들이 당장 주문을 하지 않더라도 대리상들이 끈질기게 설득하여 나중에라도 제품이 입점되도록 하기 때문에, 쟈오샹후이는 우리 회사 영업의 가장 근간이 되는 활동인 것이다.
“그래서 난 출장비를 효율화하고 대리상들도 만족시킬 방법이 없을까 하고 고민해봤어. 그래서 말인데, 현장강사란 제도를 만들었으면 해.”
“네? 현장강사요? 지금도 장쑤성이나 산둥성에는 우리의 현장 강사가 있잖아요.”
“아니, 이건 우리가 채용한 전문 강사가 아니라, 현장의 대리상을 이용하자는 것이야. 음, 그럼 용어가 헷갈리니 지역에서 일하는 우리가 채용한 회사 직원인 강사를 지역강사라 칭하고, 지금부터 얘기할 강사를 현장강사라고 구분해서 말할 테니 잘 들어봐.”
“네, 대리상 현장 강사란 말이죠?”
“일단 우리 회사 강사들 업무 출장의 대부분을 차지하는 사업자 설명회인 쟈오샹후이에는 우리 강사를 출장 보내지 말자는 거야. 쟈오샹후이에서 하는 회사 소개 정도는 발표력 있는 우수 대리상을 지역마다 선정해서 본사로 불러 집체 교육을 하고, 강사 업무를 할 때마다 한 회당 오백 위안과 함께 상품으로 화장품 3종 세트를 주는 거지.
그럼 현장 강사로 뽑힌 대리상은 돈도 벌고 자부심도 생기니까 더욱 회사에 충성심도 생기고 실적도 더 좋아지지 않겠어? 우리가 오백 위안을 줘도 그건 우리 강사가 출장 가는 비용에 비하면 얼마 되지도 않으니 우리는 출장비도 절감할 수 있을 테고.”
“아~ 그거 좋은 생각이네요. 한 달에 두 번만 해도 현장 강사 수입이 천 위안이나 되니까 꽤 괜찮겠는데요? 그런데 현장 강사를 어떻게 선정하죠? 대리상들은 영업하기도 바쁠 텐데 말이죠.”(계속)
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“Manager Lim, I have something to discuss. Let’s have a quick meeting.”
By the time Manager Lim had been with the company for just over six months, she had gained a solid understanding of the distributor organization and was gradually establishing herself in the role. When she came into my office, I shared with her my ideas for restructuring the education team as part of next year’s business plan.
“China is simply too vast, and the cost of sending headquarters instructors on business trips to each region is becoming excessive. Ideally, we would hire instructors who live in each region, but it is not easy to find qualified people. And even if we hire capable people, if they are based far away, it is difficult for headquarters to manage and control them. There are pros and cons either way.”
In reality, while the monthly salary of an experienced beauty instructor was about 4,000 yuan, the average monthly travel expense per instructor exceeded 6,000 yuan. In other words, the overhead was outweighing the core expense.
“Exactly. I have the same concern. We are short on instructors and overloaded with travel, so it is difficult to provide deep, high-quality training.”
Manager Lim shared the same concern, but there seemed to be no practical alternative other than securing good people in each region.
“So here’s what I’ve been thinking. Before you joined, I analyzed the travel patterns of our instructors. Back then, to be honest, there was hardly any real education at all. Most activities were little more than distributor recruitment briefings. And as you already know from experience, the instructor’s role at those briefings is minimal. It is basically a simple thirty- or forty-minute company and product introduction. Yet for that alone, we are flying people across the country. It is a huge waste.”
“That’s true. That’s why I try to schedule training the day after those distributor briefings whenever possible to improve travel efficiency. But because of the distributors’ schedules, it doesn’t always work out.”
Our sales model worked like this. The company entered into agreements with thousands of distributors across the country, providing them a certain margin based on sales performance, and they acted on behalf of the company to sell into retail stores.
Like door-to-door cosmetics sales representatives in Korea, distributors sold cosmetics, but with one major difference: rather than engaging in consumer direct selling, which is regulated by the Chinese government, they placed products into cosmetics stores, which then sold them to end consumers.
In other words, distributors formed an organized sales network with a command structure. They pre-purchased the company’s products, placed them into assigned cosmetics stores in their territories, or developed new retail accounts to carry our products. Among all their activities, the most important was the distributor briefing.
The tangible outcome of distributors’ day-to-day sales efforts visiting stores was realized through what is called Jiaoshanghui (招商会议), or distributor business presentation meetings.
Each month, regional distributor leaders rented a ballroom at a quality hotel and brought in store managers whom their members had contacted through sales activities. At these meetings, the company and products were introduced, along with monthly promotions, with the objective of getting stores to carry our products.
Even if attending store managers did not place orders immediately, distributors would continue persuading them afterward until product placement was secured. For this reason, Jiaoshanghui was the very foundation of our sales operation.
“So I’ve been thinking about a way to improve travel cost efficiency while also satisfying distributors. I want to create a Field Instructor system.”
“A Field Instructor system? But we already have field instructors in Jiangsu and Shandong.”
“No, I mean something different. I’m not talking about professional instructors we hire. I’m talking about using distributors in the field. To avoid confusion, let’s call the instructors we employ in the regions Regional Instructors, and the ones I’m talking about now Field Instructors. Listen carefully.”
“You mean distributor Field Instructors?”
“Exactly. First, I want us to stop sending our instructors to Jiaoshanghui meetings, which make up the bulk of their travel. For company introductions at Jiaoshanghui, we select high-performing distributors with strong presentation skills in each region, bring them to headquarters for centralized training, and authorize them to serve as instructors.
Each time they perform the role, we pay them 500 yuan per session and give them a three-piece cosmetics gift set. Then the selected Field Instructors can earn extra income, gain pride in the role, become even more loyal to the company, and likely improve their performance. Even if we pay them 500 yuan, it is minimal compared with what we spend sending our own instructors.”
“Ah, that’s a great idea. Even if they do it only twice a month, that’s 1,000 yuan in extra income. That’s quite attractive. But how do we select the Field Instructors? Distributors are already busy selling.”
(To be continued)