이렇게 뚜렷한 하나의 목적을 위해 여러 부서의 사람들로 모인 크로스 펑셔널(Cross-functional) TFT의 경우 활발한 회의 진행과 아이디어 도출을 위해 무엇보다도 진행자역인 퍼실리테이터(Facilitator)의 역할이 매우 중요하다. 퍼실리테이터는 회의가 다른 방향으로 빠지지 않고 목적에 충실하게 가도록 유도하는 한편, 목소리 큰 한 사람이 주도하는 것이 아니라, 모든 사람이 적극적으로 참여할 수 있도록 중재와 조정을 제대로 해야만 한다.
그런 점에서 주먹구구식의 난상토론이 아닌 체계적인 회의 방법이 필요하다고 생각했던 신팀장은 1992년 미국 GE에서 잭웰치 회장이 변화와 혁신이란 측면에서 실시하여 계속 성공적으로 진행되고 있는 워크아웃(Work out) 미팅 방법에 주목하였다.
신팀장은 몇 달 전 대학 경영학과 동창회에서 만난 GE 한국법인에서 근무하고 있는 친구가 워크아웃인가 뭔가가 요즘 아주 자기를 죽이고 있다고 하소연하며 워크아웃 미팅에 대해 얘기하는 것을 잠깐 들은 바가 있었는데, 이번에 TFT를 진행하게 됨에 따라 급히 친구를 졸라 술 한잔 거하게 사주며 워크아웃에 대한 교육과 자료를 받아 볼 수가 있었다.
영어사전을 찾아보면 워크아웃이란 운동으로 몸의 군살을 빼고 신체를 건강하게 단련 시키는 것이지만, GE에서는 조직 내 불필요한 업무를 줄이거나 없앰으로써 조직을 보다 강하고 빠르게 만든다는 측면으로 적용한 것이다.
특히 그 동안 부서간의 이기주의로 단절된 커뮤니케이션을 활성화하기 위해, 많은 사람들을 참여케 하여 솔직하고 거리낌 없이 말하고, 그 일을 직접 수행하는 사람들이 모여 함께 문제를 해결토록 함으로써, 불필요한 업무를 제거하고 모든 업무를 좀더 빠르고 효율적으로 하게 하는 것이다. 문제는 항상 현장에 있는 만큼 해결방법도 현장에 있으므로, 그 현장에 있는 당사자들이 함께 모여 직접 해결해야 한다는 바람직한 회의 방법이었다.
신팀장은 마지막으로 TFT멤버들에게 워크아웃 미팅에 대한 방법을 설명하여 주고 마무리를 하였다.
“우리는 앞으로 워크아웃해야 합니다. 현재 우리회사의 NPD 프로세스로는 도저히 지상과제인 9월 1일 런칭날짜를 맞출 수가 없습니다. 그래서 워크아웃의 회의 방법과 문제해결방법을 통해 프로세스부터 혁신해야 합니다. 우리에게 무엇이 과연 불필요한 일이고 방해요인인지를 ‘왜왜왜왜왜’를 다섯번 외치며 생각하고 생각하기를 반복해야 합니다. 지금까지의 타성과 관성을 모두 다 버리고 맞지 않는 옷으로 갈아입어야 합니다. 물론 불편합니다. 힘듭니다. 그러나 그런 것들은 모두 한 순간입니다. 이내 우리 몸이 날씬해지면 더욱 건강해지고 빠르고 옷 맵씨도 멋져 보일겁니다. 저기 서대리님처럼요…..”
신팀장의 말에 모두들 갑자기 서대리를 바라봤다. 활발한 성격의 서대리는 전혀 부끄러워 하지도 않고 갑자기 벌떡 일어서서 모델처럼 포즈를 취하자 다들 한바탕 크게 웃으며 회의장은 더욱 화기애애한 분위기로 바뀌었다.
“그래서….”
신팀장은 사람들이 다소 진정된 상태가 되자 계속 말을 이었다.
“이제부터 우리는 한 팀입니다. 비록 다른 부서에 속해 있고 부서간 이해관계가 다소 얽혀있다 하여도 우린 지금 한 배를 같이 탔습니다. 손자병법에는 풍우동주(風雨同舟)란 말이 있습니다. 비 바람 속에 같은 배를 탔다는 말이죠. 여러분 잘 아시는 오월동주(吳越同舟)란 말처럼 아무리 숙적이라도 어려움 속에 한 배를 같이 타면 목숨을 구하기 위해 서로 협력해야만 합니다. 음…. 그래서…. 마지막으로 드리고 싶은 말은 유복동향 유난동당(有福同享 有難同當)’이란 말인데….”
신팀장은 잠시 생각을 하며 화이트보드에 한자를 써나갔다. 갑자기 신팀장이 손자병법에 한자성어들을 줄줄이 읊조리자 사람들은 마치 한자 수업시간이라도 된 것 마냥 얼떨결에 익숙지도 않은 한자를 노트에 받아 적느라 분주해졌다.
“어~? 하하하~ 적을 필요는 없습니다. 그냥 제가 좋아하는 어귀라서 소개해주는 것뿐입니다. 오늘 여러분들 거의 두 시간 동안 많은 얘기를 들으셨습니다. 그런데, 제가 하고 싶은 가장 중요한 말은 바로 이 글 하나에 들어있다고 생각합니다. 유복동향 유난동당(有福同享 有難同當), 행복한 일은 함께 나누고 어려운 일은 함께 감당해야 한다는 말입니다. 여러분…. 그래서 행복을 나누면 배가 되지만, 고통을 나누면 반이 된다고 합니다. 우리 TFT는 서로 배려하며 함께 고통과 행복을 나누었으면 좋겠습니다. 그러면 반드시 목표를 이룰 수 있을 것입니다. 긴 얘기 끝까지 들어줘서 감사합니다.”
박수소리와 함께 신팀장의 이야기가 끝나자 잠시 쉬는 시간을 가진 후에 회의가 계속되었다. 이번 회의에서 신팀장이 가장 중요하게 강조한 것은 일정이었으며, TFT멤버들에겐 그 어느 것보다도 M&C 개발이 최우선임을 재차 강조하였다.
그렇게 회의는 향후 주간 미팅에 대한 일정 조율 및 TFT 회의의 기본 준수 사항을 담은 그라운드 룰 (Ground Rule)에 대해 합의를 한 후 다음 주를 기약하며 끝났다. 신팀장은 그래도 TFT에 참석한 사람들과의 만남 속에서 그들도 자신과 똑 같이 이번 기회에 새로운 역작을 탄생시키고 싶어 하는 갈망과 열정을 발견할 수 있어 무척 기쁘고 만족스러워 했다. ( 계속 )
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A cross-functional TFT (Task Force Team) composed of members from various departments, gathered for a clear and unified purpose, requires an active facilitator to ensure productive meetings and idea generation. The facilitator’s role is critical in keeping the discussion focused on the purpose without veering off track and ensuring that no single dominant voice monopolizes the conversation. Instead, the facilitator must mediate and encourage participation from all members.
Recognizing the importance of a structured meeting methodology rather than disorganized discussions, the team leader, Shin, drew inspiration from the “Work-Out” meeting system, which had been successfully implemented since 1992 by GE under the leadership of Jack Welch for promoting change and innovation.
Shin first learned about the Work-Out system during a casual conversation with a friend working at GE Korea, who had briefly complained about the intense process during a college alumni gathering months earlier. Seizing the opportunity, Shin treated the friend to a hearty drink and requested education and materials on the Work-Out system.
In its original English definition, “work-out” refers to physical exercise that eliminates unnecessary fat and strengthens the body for better health. GE adapted this concept to organizational settings, aiming to streamline processes, eliminate inefficiencies, and build a stronger, faster organization. The system encouraged open communication across previously siloed departments by involving a wide range of participants to share honest feedback, tackle problems directly, and collaborate on solutions. Since the solutions lie where the problems occur, the individuals closest to the issues must gather to resolve them collectively—a highly effective meeting approach.
Shin concluded the explanation of the Work-Out method to the TFT members, emphasizing its importance.
“We must implement the Work-Out method moving forward. With our current NPD (New Product Development) process, we cannot meet the critical launch date of September 1. Through the Work-Out methodology, we must innovate not only our meeting methods but also our processes. We need to determine what is truly unnecessary or hindering us by repeating the ‘Five Whys’—asking ‘why’ five times to dig deeper into the root of the problem. We must abandon old habits and inertia, even if it means temporarily adopting what feels like an ill-fitting suit. It will be uncomfortable and challenging, but such discomfort is short-lived. Once we shed unnecessary elements, we’ll find ourselves leaner, healthier, and more efficient—just like how well-fitted clothes enhance one’s appearance. Like Ms. Seo, for example…”
Everyone turned to Seo, who had been singled out. With her lively personality, Seo stood up without hesitation and struck a model-like pose, prompting the room to erupt in laughter. The atmosphere in the meeting room lightened and grew more amicable.
“And so,” Shin continued after the laughter had subsided, “we are now a team. Even though we come from different departments and may have conflicting interests, we are all in the same boat now. As Sun Tzu’s ‘Art of War’ says, there is a term called ‘Pung Woo Dong Ju’ (風雨同舟), meaning ‘to be in the same boat in the midst of wind and rain.’ Similar to the phrase ‘Oh Wol Dong Ju’ (吳越同舟), even sworn enemies must cooperate when in the same boat to survive. Thus…” Shin paused and began writing Chinese characters on the whiteboard.
When Shin started quoting phrases from Sun Tzu and jotting down Chinese idioms, the team members, feeling like they were in a language class, hastily began taking notes of the unfamiliar characters.
“Oh! Haha! No need to write this down. I’m only sharing it because I like the phrase,” Shin said with a smile. “Today, you’ve all heard a lot over the past two hours. But the essence of everything I want to say is encapsulated in one phrase: ‘Yu Bok Dong Hyang, Yu Nan Dong Dang’ (有福同享 有難同當). It means to share blessings together and endure hardships together. Happiness multiplies when shared, while burdens are halved. I hope our TFT can share both joys and challenges together. If we do so, we will surely achieve our goal. Thank you for listening.”
Shin’s words were met with applause. After a short break, the meeting resumed. The key focus was on setting the timeline, and Shin reiterated that the M&C development project must be the top priority for all members.
The meeting concluded with scheduling weekly sessions and reaching an agreement on the ground rules for TFT meetings. Members agreed to the guidelines and set their next meeting for the following week. Shin felt immense satisfaction and joy in discovering the shared passion and desire among the members to create a groundbreaking project. It reassured Shin that everyone was equally committed to making this endeavor a success. (To be continued)